当社の個人情報保護方針
制定日 平成24年10月1日
最終改訂日 令和5年4月1日
株式会社エクスオード 代表取締役 守屋 尚
当社は、求人企業様の採用活動の支援等をはじめとした人材支援サービス及び人材紹介事業を通じて、「個人情報」を扱っており、その社会的責任は高いものと認識しております。
従来から、「個人情報保護法」「職安法第51条（秘密の厳守）」の遵守をはじめ、個人情報への不正アクセスや紛失、改ざん及び漏洩等の防止に努め、個人情報保護の安全性にはついては万全を期してまいりました。
現在の個人情報保護に対する社会的要請を鑑み、当社の事業においても個人情報保護遵守を最重要事項として捉え、ここに個人情報保護に関する当社の基本姿勢とその取り扱い基準を明確化した「個人情報保護マネジメントシステム」を構築策定し、当社の役員及び従業員等に周知し、個人情報の適切な保護に努めて参ります。
1、個人情報の取得、利用及び提供について
当社は、求人企業様の採用活動の支援サービス（アウトソーシング）並びに人材紹介事業及び当社従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定し、適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、その利用及び提供に関し、目的の範囲を超えた取扱を行わず、目的外利用等の不適切な取扱がないよう所要措置を講じます。
2、個人情報に関する法令等の遵守について
当社は、個人情報を取り扱う業務の遂行にあたり個人情報に関する法令「個人情報保護マネジメントシステム」（JIS Q 15001:2017）及び個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他規範等を遵守します。
3、個人情報保護における安全性の確保について
当社は、取り扱う個人情報に関して、不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等の危険に対し、予防・是正・回避・保護等の合理的な施策・管理をもって安全性の確保に努めます。
4、苦情及び相談について
当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情、相談、問い合わせ等に適切に対応するために専用の窓口を設置し、迅速な対応に努めます。
5、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
当社は、より適切な個人情報の保護を実現する為、内部監査や事業の代表者による個人情報保護マネジメントシステムに基づく計画、実施、監査、見直しのサイクル確実に実行し継続的改善を行います。
■個人情報に関するお問い合わせ
株式会社エクスオード
本社 東京都新宿区新宿1-36-7 川本ビル9F
TEL 03-5367-4511
E-mail info@ex-ord.co.jp
個人情報開示等依頼に関して
株式会社エクスオード（以下「当社」といいます。）は、個人情報保護法に基づき、ご本人様又はその代理人様から、「当社保有個人情報」に関する書面での開示等のご請求があった場合には、下記の通り対応させていただきます。尚、開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加または削除、利用の停止、消去または第三者への提供の停止（以下、「開示等」）に関しましては、以下のお問い合わせURLをご参照ください。
1、開示等のご請求先
書面での開示等のご請求をされる場合は、下記の当社所定の開示等依頼書に必要事項を記入の上、ご本人様の添付書類を添え、下記の宛先まで、書留又は簡易書留、配達記録郵便など、配達記録が証明される方法にてご請求ください。 また、上記以外の方法による当社への直接来社やお問い合わせによる開示等請求には応じられませんので、ご了承ください。 また、開示等依頼書の記載に不備があった場合またはご本人様であることを確認できない場合は、ご本人様にその旨をご連絡差し上げ、再度請求依頼をお願いしますが、当社からのご連絡後2週間を経過しても再度請求依頼がない場合は、開示等依頼のご請求がなかったものとして対応させていただきます。又、お預かりしましたご本人様であることを確認する書類は、開示等結果に同封してご返却致します。
[開示等のご請求先]
〒160-0022 東京都新宿区新宿1-36-7 川本ビル9F
株式会社エクスオード 個人情報保護管理者 川原 潤一宛
[開示等依頼書]
当社所定の開示等依頼書
[ご本人様の添付書類]
• ご本人様の添付書類に関して、運転免許証、健康保険証、パスポート、住民基本台帳カード等の写しを添付同封ください。
※法定代理人様によるご請求の場合は、上記の書類に加え、下記の書類も添付同封してください。
• 戸籍謄本、戸籍抄本、登記事項証明書
※任意代理人様によるご請求の場合は、上記の書類に加え、下記の書類も添付同封してください。
• 開示等依頼書の委任状欄に捺印した印鑑の印鑑証明書
2、開示等のご請求に対する結果の通知に関して
開示等のご請求に関する結果につきましては、開示等依頼書に記載された請求者の氏名及び住所宛に、書面にて郵便（日本郵政グループの本人限定受取郵便）により通知いたします。又、開示等をお断りする場合は、その理由を通知いたします。 尚、通知までに日数を要することがありますので、あらかじめご了承ください。
[開示等をお断りする場合]
次の場合は、開示等の依頼を受付けいたしかねますので、予めご了承願います。
[添付書類に不備がある場合]
• ご本人様または代理人様であることを確認させていただく添付書類に、｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月 日｣｢発行者名及び発行日･交付日｣等の記載がない場合、または抹消されている場合。
• 開示等依頼書に、委任状等を確認する代理人であることを確認。ご記入の｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣とご本人様であることを確認させて戴く書 類に記載されている｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣が不一致の場合。
• 開示等を希望するデータにおける｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣の登録内容と開示等依頼書にご記入 の｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣が不一致の場合。
• ご本人様であることを確認させていただく書類の有効期限が過ぎている場合。（有効期限の表示が ない各種証明書につきましては発効日から３ヶ月以内のものとさせて戴きます）
• 代理人様の代理権が確認できない場合
[法令等含め他の理由の場合]
次の場合は、法第25条第1項の規定による開示等依頼に対する回答をいたしかねますので、予めご了承願います。開示等しないことを決定した場合は、その旨理由を付して回答いたします。
• ご請求のあった情報項目が、当社にて保有個人情報が場合
• ご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 開示等することが他の法令に抵触するおそれがある場合
3、開示等依頼のご請求により取得した個人情報の利用目的に関して
開示等依頼のご請求により取得した個人情報に関しましては、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄いたします。
個人情報開示等依頼書（PDF）はコチラ>
4、保有個人情報の安全管理措置
保有個人情報に関し、下記のとおり安全管理措置を講じて参ります。
・取得、利用、移送、保管、廃棄といった段階ごとに、取扱い方法や担当者及びその任務等について規定を策定し、定期的に見直しを実施しております。
・保有個人情報の漏えい等、緊急事態に備え緊急連絡網を整備しております。
・定期的な点検及び内部監査を実施しております。
・定期的な教育を実施しております。
・保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止、その他保有個人情報の安全管理のためアクセス権の設定、持出し制限、不正アクセス防止等、セキュリティ対策を講じております。
「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項
1、個人情報の利用目的の公表に関する事項(法第18条1項)
(1) 直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合の利用目的。
「個人情報の保護に関する法律」(以下、「法」といいます)に基づき、以下の事項を公表致します。お客様から個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。（法第18条2項）
| 個人情報の類型 | 利用目的 |
|---|---|
| エージェントマネジメント事業にて取得する個人情報 | ・求人企業の人材紹介向け説明会の諸連絡のため ・新たな求人企業の人材紹介会社向け説明会のご案内のため ・求人企業と人材紹介業務を行う上で求人企業側に提出のため ・営業活動のために提携会社より取得する訪問先情報 |
| 採用募集業務にて取得する個人情報（転職サイト等から提供を受ける採用応募者の個人情報を含む） | ・採用選考、書類選考等管理のため ・面接日時等の諸連絡等のため ・労務管理や配属決定のため |
| 雇用において取得する個人情報 | ・従業者雇用管理のため(退職者含む) ・従業員の人事労務管理のため ・業務上各種届出先に対する届出等必要なため |
| その他上記以外で当社へお問合せされた皆様及び当社に来社された皆様に関する個人情報 | ・業務上、お問合せに関する必要な連絡のため ・当社施設への入退出管理のため |
(2) 委託された「個人情報」の利用目的(法第18条1項、法第23条4項1号)
エージェントマネジメント事業部にて採用アウトソーシング業務（求人企業の書類選考等のアドバイス）にて個人情報を受託しています。受託先は十分な個人情報保護水準を満たしている会社と委託契約書を締結しています。
(3) 合併、分社、事業の承継による取得(法第23条4項2号)
現在 合併、分社、事業の承継による個人情報の取得はありません。
(4) 共同利用に関する事項(法第23条4項3号、法第23条5項)
現在 共同利用による個人情報の取得はありません。
2、開示対象個人情報の利用目的の公表に関する事項
| 個人情報の類型 | 利用目的 |
|---|---|
| エージェントマネジメント事業にて取得する個人情報 | ・求人企業の人材紹介向け説明会の諸連絡のため ・新たな求人企業の人材紹介会社向け説明会のご案内のため ・求人企業と人材紹介業務を行う上で求人企業側に提出のため ・営業活動のために提携会社より取得する訪問先情報 |
| 採用募集業務にて取得する個人情報（転職サイト等から提供を受ける採用応募者の個人情報を除く） | ・採用選考、書類選考等管理のため ・面接日時等の諸連絡等のため ・労務管理や配属決定のため |
| 雇用において取得する個人情報 | ・従業者雇用管理のため(退職者含む) ・業務上各種届出先に対する届出等必要なため |
| その他上記以外で当社へお問合せされた皆様及び当社に来社された皆様に関する個人情報 | ・業務上、お問合せに関する必要な連絡のため ・当社施設への入退出管理のため |
※転職サイト等から提供を受ける採用応募者の個人情報については開示対象個人情報ではありません。
「JISQ15001個人情報マネジメントシステムの要求事項」に基づき、以下の事項を公表します。
3、開示等のお求め、苦情、お問合せにおける窓口について(法第29条、法第31条)
(1) 個人情報に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第３者への提供の停止などのお求めについて
A 申込み手続き
個人情報保護法に基づき、ご本人様またはその代理人様から、「保有個人情報」に関する書面での開示のご請求があった場合には、次の通り対応させていただきます。なお、書面を除く開示、訂正、追加、削除利用停止に関しましては、以下の個人情報保護に関するお問合せ先までお問合せください。
お問合せ
● 開示等のご請求先
書面での開示等のご請求をされる場合は、下記の当社所定の開示等依頼書に必要事項を記入の上、ご本人様の添付書類を添え、下記の宛先まで、書留又は簡易書留、配達記録郵便など、配達記録が証明される方法にてご請求ください。
また、上記以外の方法による開示等のご請求(当社への直接来社による開示請求等)には応じられませんので、ご了承ください。
また、開示等依頼書の記載に不備があった場合又はご本人様である事を確認できない場合は、ご本人様にその旨をご連絡差し上げ、再度の請求依頼をお願いしますが、当社からのご連絡後2週間を経過しても再度の請求依頼がない場合は、開示等依頼のご請求がなかったものとして対応させていただきます。また、お預かりしましたご本人様であることを確認する書類は、開示結果に同封してご返却致します。
【 開示等のご依頼請求先 】
株式会社エクスオード
個人情報保護管理者 川原 潤一宛
当社所定の開示等依頼書
● ご本人様の添付書類に関して
運転免許証、住民基本台帳カード・マイナンバーカード、健康保険証、パスポート、年金手帳等の写しを添付同封ください。
※法定代理人様によるご請求の場合は、上記の書類に加え、次の書類も添付同封してください。
戸籍謄本、戸籍抄本、登記事項証明書
※任意代理人様によるご請求の場合は、上記の書類に加え、次の書類も添付同封してください。
開示等依頼書の委任状欄に捺印した印鑑の印鑑証明書
B 「開示等の求め」の手数料及び徴収方法
「開示等の求め」に関しましては特に手数料等は徴収しておりません。
C 開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等依頼のご請求により取得した個人情報に関しましては、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、5年間保存し、その後適正に廃棄致します。
D. 非開示について
次に定める場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨理由を通知申し上げます。
● 添付書類に不備がある場合
・ ご本人様または代理人様であることを確認させていただく添付書類に、「ご住所」「お名前」「生年月日」「発行者名及び発行日・交付日」等の記載がない場合、または抹消されている場合
・ 開示等依頼書にご記入の「ご住所」「お名前」「生年月日」とご本人様であることを確認させていただく書類に記載されている「ご住所」「お名前」「生年月日」が不一致の場合
・ ご本人様であることを確認させていただく書類の有効期限が過ぎている場合(有効期限の表示がない各種証明書につきましては発効日から3ヶ月以内のものとさせていただきます)
・ 偽造、改ざんした書類と判明した場合(開示等依頼書、添付書類は返却せず当局等に通報・提出させていただきます)
・ 代理人様の代理権が確認できない場合
● 法令等含め他の理由の場合
次の場合は、法第25条1項の規定による開示等依頼に対する回答をいたしかねますので、予めご了承願います。開示しないことを決定した場合は、その旨理由を付して回答致します。
・ ご請求のあった情報項目が、当社保有個人情報にない場合
・ ご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・ 開示する事が他の法令に抵触するおそれがある場合
(2) 個人情報の取扱に関する開示等および苦情相談窓口
当社の個人情報の取扱に関する苦情については、下記までお申し出下さい
個人情報保護に関するお問合せ先
株式会社エクスオード
個人情報保護管理者 川原 潤一
本社 東京都新宿区新宿１-36-7 川本ビル9F
TEL 03-5367-4511 / Email info@ex-ord.co.jp
※「認定個人情報保護団体」の加盟事業者
当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の申出先
一般財団法人 日本情報経済社会推進協会に所属しております。
【 申出先 】
一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
住所 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL 03-5860-7565 / フリーダイヤル 0120-700-779